Compte-rendu réunion de CA

Compte-rendu du Conseil d’Administration du 25 août 2015  Patrice nous a chaleureusement accueilli pour cette réunion au sommet. Voici le compte-rendu des discussions en cours… pas mal de projets… ça glande pas au CA ! Présents : Totoche – Marie – Remy – Kaon – Patrice – Totosky – JB Absents : Stéphane et Henri   1/ Migration du site Internet Comme convenu nous avons changé de site Internet le 01 juillet 2015, quittant le site créé par Sylvia pour aller sur WordPress. La migration s’est faite sans problèmes (66 inscrits, des rencontres qui se créent facilement, un forum opérationnel) : le bilan est positif. Points restants à améliorer :

• Rédiger un tutoriel pour envoyer des photos via Instagram
• Installer une solution de Chat individuel
•  Insérer une bande de Smiley sur le forum
• Trouver une solution pour les messages non lus du forum (ça déconne sur le salon privé)
• Prévoir à terme un système de ludothèque
• Remettre la possibilité d’accéder à l’ancien site

  2/ Statuts de l’association Les statuts de l’association doivent être modifiés, essentiellement en ce qui concerne le nombre de personnes présentes au CA et leur élection. Pour pouvoir valider le changement de statuts, il faut le faire dans le cadre d’une AG Extraordinaire, qui sera organisée lors des 24h du jeu au mois de novembre. Voici les points qui ont été validés :

• Les participants à l’association se nomment les adhérents (joueurs qui ont payé leur cotisation) et les sympathisants (qui participent aux rencontres de l’asso, sont actifs sur le site, mais n’ont pas pris d’adhésion). (le terme sympathisant est en discussion, mais éviter le terme « membre », trop ambigüe).
• Suite à un vote (5 voix pour, 2 NSPP, 2 absents), nous avons entériné que le CA serait l’an prochain composé de 5 membres (dont un président, un trésorier, un secrétaire). L’objectif est d’être plus efficace et de renforcer l’implication des personnes qui se proposeront au CA.
• Les modalités de l’élection du prochain CA seront à inscrire dans le règlement intérieur (vote électronique en amont de l’AG).
• Il faudra prévoir un article précisant ce qui se passe en cas de départ d’un membre du CA en cours d’année (surtout si c’est le président !).
• Le CA se réunira une fois par trimestre
• Il faut élaguer certains articles pour simplifier les statuts et le règlement intérieur. Un débat a eu lieu sur la possibilité ou non de faire appel à des personnes hors-CA pour mettre en place des projets, tout le monde n’est pas d’accord là-dessus.

Objectif : terminer de rédiger les statuts avant fin septembre pour pouvoir les donner à lire aux adhérents.   3/ 5 ans de l’association L’anniversaire des 5 ans de l’association est prévu pour le 24 septembre 2016. Principe : une journée collective pendant laquelle seront proposées 2-3 activités + une soirée. La journée sera payante pour les participants, mais l’asso participerait financièrement (de l’ordre de 500-700 euros). Dans la mesure du possible, on essayerait de cacher le programme des activités aux participants, ne leur donnant que des heures de rdv. Propositions d’activités : TOP SECRET !! Objectif : avoir trouvé les activités et le resto pour fin octobre.   4/ Bilan soirée collective à Trollune La soirée de juillet à Trollune a été une réussite : plus de 30 personnes, dont 3 nouvelles têtes. La boutique est très contente de nous avoir reçus (locaux plus propres à notre départ !), nous sommes les bienvenus quand on veut. Proposition pour 2016 :

• ·         Soirée Archichouette en janvier
• ·         Soirée Trollune/Uckronium en juillet

  5/ 24 h du jeu – 14 novembre 2015 – Patrice/Totoche/Remy L’organisation est déjà au poil. Ouverture à partir de 9h du matin, repas tiré du sac à midi, pizzas le soir (5€ par personne). S’assurer qu’il y ait suffisamment de monde pour nettoyer la salle en fin de nuit.     6/ Animation aux Barolles – 18 septembre 2015 – Patrice/Nico/Remy 9 personnes inscrites, c’est nickel. Les contacts avec le Centre Social sont très bons. Gros travail de « professionnalisation » de notre intervention effectué par Patrice (appuyé par Nico et Remy). Chaque animateur amène 4 jeux qu’il connait bien, et un livret de présentation mettant en avant nos jeux préférés sera proposé aux participants. Sur le livret sera indiqué où l’on peut se procurer les jeux (logos des boutiques) -> il faudra envoyer un mail aux boutiques pour leur dire qu’on parle d’elles (objectif : récupérer à terme des jeux de démonstration par exemple pour former une ludothèque adaptée aux Barolles). La rencontre de préparation prévue samedi 29 août chez Patrice est une bonne idée, mais les participants mettent du temps à confirmer leur venue.   7/ Noël des Aventuriers – 13 décembre 2015 – Marie/Nico L’organisation est plutôt simple : 9h – 18h, avec un repas tiré du sac. La communication doit être lancée fin octobre (ou tout début novembre), Nico réfléchit à un système de communication avec les Pères-Noël. Pour les cadeaux, proposer uniquement des jeux neufs, pour un prix compris entre 20 et 40 euros. Possibilité de faire venir les auteurs lyonnais du jeu xxx (désolé, j’ai paumé le nom, c’est un truc avec des dinos).   8/ Week-end famille 2016 Le gite et les chalets sont réservés pour l’an prochain (premier week-end de juin), sur les mêmes bases que l’an dernier. Il faudra trouver un système de réservation équitable (pour la fin de l’année).   9/ Autres En vrac :

• ·         Fête du jeu à Mornant les 7 et 8 novembre (faire un peu de pub sur le forum)
• ·         15 personnes partantes pour partir ensemble au festival de Cannes (Marie gère)
• ·         Quelques dates 2016 (sous réserve de confirmation)
  • Janvier : soirée collective à Archichouette
  • 9 avril : AG
  • Juin: Week-end famille
  • Juin : tournoi ?
  • Juillet :   soirée collective en boutique
  • 24 septembre : 5 ans de l’asso
  • 5 novembre : 24h du jeu (s’assurer que ce n’est pas en même temps qu’Octogones)
  • 11 décembre : Noël des ADR